【要約リード】 「会議が多いのに何も決まらない」のは、議事録や進行スキルの問題ではない。組織に染みついた「議論のOS」そのものが古いままだから。この記事では、東海・製造業の現場で実際に起きているパターンと、そこから抜け出すための具体的なアプローチを書く。
「週に3回も会議をやっているんですが……なぜか何も決まらないんですよ」
愛知県の部品メーカーの社長が、苦笑いしながら言った言葉が忘れられない。
資料は揃っている。メンバーも全員出席している。時間も1時間以上確保している。
なのに会議が終わると、「次回までに各自で検討を」という結論になる。
翌週また集まる。また「各自で検討を」になる。
このループ、あなたの会社でも起きていないだろうか。
「決まらない会議」の正体は、3つのパターンに集約される
東海圏の中小企業を100社以上支援してきた中で、「決まらない会議」には共通したパターンがある。
パターン①：役職が高い人の意見が「正解」になる空気
発言量を分析すると、役職者が7〜8割を話している会議がある。部下たちはうなずくだけ。これは「会議」ではなく「説明会」だ。意見を言って否定されるくらいなら黙っていた方が安全──そういう組織OSが根付いている。
パターン②：「議論している」のに「対話」していない
ディスカッション（議論）とダイアログ（対話）は違う。議論は勝ち負けがある。自分の意見を正当化し、相手の意見を崩す。製造業の現場は「問題解決」に長けているから、この傾向が強い。しかし組織の変化に必要なのは、正解を出すことより「みんなの前提を問い直すこと」だ。それにはダイアログが要る。
パターン③：「決める権限」が会議室にない
最終的に「社長に聞いてから」になる。この一言が何度も会議を振り出しに戻す。権限委譲が進んでいない組織では、どれだけ会議を重ねても「仮決め」しかできない。
会議を変えようとして、なぜ失敗するのか
「ファシリテーション研修を受けさせました」「議事録のフォーマットを変えました」「アジェンダを事前共有するようにしました」
それでもなぜ変わらないのか。
答えは単純だ。スキルやツールを変えても、OSが変わっていないから。
組織には見えないOSが走っている。「上の意見には逆らわない」「出る杭は打たれる」「失敗したら責任をとらされる」──こういう前提が空気として染みついている組織では、どんな会議のルールを導入しても、人は安全側に行動する。
コンピュータと同じだ。いくら新しいアプリを入れても、OSが古ければ重くなるだけ。
処方箋は「会議の前」にある
では、何をすればいいか。
私が実際に導入してきたアプローチは、「会議の設計を変える前に、心理的安全性の土台を作る」ことだ。
具体的には3ステップ。
1. 経営者が「わからない」を言える場を作る トップが「正解を持っている存在」として振る舞う限り、会議は報告会になる。社長自身が「自分にもわからない問いを持っている」と見せることで、場の空気が変わる。
2. 1on1で「本音の棚卸し」をする 会議が死んでいる組織では、廊下や喫煙所でしか本当の話がされていない。まず個別に「実は何が課題だと思っている?」を丁寧に聞く。そこで初めて出てくる言葉を、会議に持ち込む。
3. 「誰かの意見を否定しない15分」から始める 最初は小さく始めていい。月1回、テーマを一つ決めて、全員が発言しても批判されない場を作る。慣れてくると、自然と本音の対話が始まる。
「会議を変えたい」と思った時、手順やルールを整えようとする経営者は多い。しかし根っこを変えないまま枝葉を整えても、また同じ場所に戻る。
あなたの会議が「決まらない」のは、参加者の意識の問題だろうか。それとも、そうせざるを得ない組織OSが走っているのだろうか。
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執筆者プロフィール
寺澤 のぞみ / 株式会社Nuevo Lab 代表取締役
静岡・東海エリアで100社以上の組織開発を支援。製造業・中小企業を中心に、「組織OS」の刷新と自走型人材育成に特化した伴走型コンサルティングを提供。「会議が変われば組織が変わる」を現場で証明し続けている。
